Alles wird anders: Sechs Tipps für die Kommunikation von Veränderungen

„Das Leben gehört dem Lebendigen an, und wer lebt, muss auf Wechsel gefasst sein.” Das sagte einst Johann Wolfgang von Goethe. Dieses Zitat ist heute aktueller denn je. Denn Globalisierung und Digitalisierung treiben immer schneller Innovationen, ja Revolutionen, voran. Um da mithalten zu können, müssen Unternehmen heute häufiger auf kurzfristige Veränderungen reagieren und sich diese zunutze machen. Sonst sehen sie von ihren Wettbewerbern nur noch die Rücklichter.

Damit der Wandel erfolgreich ist, braucht es die Unterstützung der Menschen, die ihn vorantreiben sollen - der Mitarbeiter. Und die sind ja bekanntlich Gewohnheitstiere. Haben Sie schon mal probiert, morgens einen anderen Weg zur Arbeit zu gehen oder Ihr Telefon auf die andere Seite des PCs zu stellen? Nein? Wie schwer wird es Ihnen dann erst fallen, in einem neu aufgestellten Team zu arbeiten oder an einem anderen Standort oder unter einem neuen Mutterkonzern?

Bevor Sie wissen, wie Ihnen geschieht, haben die für den Erfolg des Wandels so wichtigen Mitarbeiter vielleicht schon die Reißleine gezogen und ihren Job gewechselt.In Veränderungsprozessen zu kommunizieren kann da schnell zu einer größeren Herausforderung als der Wandel selbst werden. Worauf Sie bei der internen Kommunikation deshalb unbedingt achten sollten:

Notwendigkeit erkennen

Kommunikation von Beginn an ist kein Nice-to-have sondern ein absolutes Must-have, denn die involvierten Personen müssen ihre Rolle im Veränderungsprozess kennen und verstehen, um sie mitzutragen. Eine Studie von McKinsey&Company zeigt, dass Kommunikation am meisten zum Erfolg einer Veränderung beiträgt. Fast die Hälfte aller Befragten wünschte sich, dass ihr Unternehmen mehr Zeit damit verbracht hätte, eine Change-Story zu kommunizieren.

Kommunikation strategisch planen

Wer soll wann informiert werden? Wer spricht? Wie kommunizieren wir und über welche Kanäle? Wie erkennen wir Widerstände und wie gehen wir damit um? Welche Botschaften senden wir? Welche Fragen könnten die Mitarbeiter an uns haben und wie beantworten wir sie? Das sind nur einige Fragen, die im Vorfeld der Veränderungskommunikation bedacht werden müssen und klarmachen: Ohne Kommunikationsstrategie wird das nichts.

Frühzeitig und regelmäßig kommunizieren

Wer mit der Kommunikation wartet, bis alle Informationen zum Change-Prozess vorliegen, fällt schnell einem gefürchteten Feind zum Opfer - dem Flurfunk. Frühzeitige, transparente und regelmäßige Kommunikation beugt Spekulationen und Gerüchten vor, signalisiert, dass dem Unternehmen die Sorgen und Ängste der Mitarbeiter wichtig sind, und vermittelt Dringlichkeit, Visionen, Fortschritte und Entscheidungen. Und wenn Sie an einem Punkt im Prozess nichts Neues zu kommunizieren haben, wiederholen Sie doch einfach nochmal die wichtigsten Botschaften. Wiederholung schafft Erinnerung beim Team.

Vorbilder mobilisieren

Die Führungskräfte haben eine besondere Rolle im Change-Prozess. Sie müssen ihren Teams die Veränderungen aktiv vorleben, deren Notwendigkeit vermitteln und Vorteile aufzeigen. Holen Sie die Führungskräfte mit ins Boot, lassen Sie sie die Visionen mitentwickeln und räumen Sie alle ihre Unklarheiten aus dem Weg, bevor diese zu ihren Teams sprechen.

Mitarbeiter sind eher bereit einen neuen Weg mitzugehen, wenn sie merken, dass ihre direkten Vorgesetzten dies auch tun. Das zeigt auch die bereits genannte Studie: Wenn Führungskräfte die Verhaltensänderungen vorleben, die sie von den Mitarbeitern verlangen, ist es 5,3mal so wahrscheinlich, dass die Veränderungen erfolgreich sind.

Kommunikation einfach gestalten

Vergessen Sie Fachvokabular, Abkürzungen und Schachtelsätze. Setzen Sie auf Kernbotschaften, die jeder versteht, plausible Begründungen, sympathische und ehrliche Aussagen und vorhandene Kommunikationskanäle. Mitarbeiter müssen im Change sowieso schon einiges mitmachen. Unverständliche Erklärungen über neue Kanäle helfen niemandem.

Dialog und Beteiligung ermöglichen

Natürlich werden nicht alle Mitarbeiter bereitwillig Ja und Amen zur Veränderung sagen, auch wenn Sie sich in der Kommunikation noch so sehr angestrengt haben. Beteiligen Sie die Mitarbeiter an Veränderungsprozessen, sprechen Sie sie in individuellen Gesprächen an und beantworten Sie alle aufkommenden Fragen. Zeigen Sie Empathie. Sie müssen die Mitarbeiter nicht nur mit Informationen versorgen, sondern auch auf der emotionalen Ebene erreichen.

Sie werden nie alle Mitarbeiter auf Ihre Seite ziehen können, aber eine durchdachte Kommunikation ist das A und O im Change. Und das sollte nicht mal eben eine Projektassistenz nebenbei erledigen.Setzen Sie lieber auf erfahrene Experten in der Change-Kommunikation. Gemeinsam können Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter den Change mittragen, auch wenn ihre Telefone ab morgen woanders stehen.