Genehmigungsverfahren im Blick: Ein entscheidender Faktor muss stimmen

Von der neuen Lagerhalle bis hin zur benötigten Erweiterungsfläche: Industrie- und Infrastrukturprojekte sind ein immer wiederkehrendes Ereignis in der Bundesrepublik Deutschland. Das ein oder andere Unternehmen beschäftigt sich gerade in diesem Augenblick genau mit diesem Thema oder steckt derzeit mitten im Genehmigungsverfahren – womöglich mit etwas Kopfschmerzen und Magenschmerzen verbunden.

Denn es benötigt nicht erst die Aussagen von Tesla-Chef Elon Musk - die deutschen Behörden sollten alle Regeln und Richtlinien durchforsten und prüfen, ob man nicht auch mit der Hälfte auskommen könnte – um zu wissen, dass die Planung und Genehmigung von Investitionsprojekten mit viel Aufwand und vor allem mit viel Zeit verbunden sind. Die Mutigen, die sich trotz der augenscheinlichen Unwägbarkeiten dafür entscheiden, benötigen vor allem eines: Ausdauer.

Wer gerade zum Sprint ansetzen will, um so zügig wie möglich ans Ziel zu kommen, ist fehl am Platz. Runter vom Startblock! Denn die Planung und Begleitung von Genehmigungsverfahren ist kein Sprint, sondern ein Marathon – Strategie zurechtlegen und Kräfte einteilen lautet die Devise. Los geht’s!

Alles fängt mit einer guten Vorbereitung an

Sind die Route festgelegt, die Wegmarken abgesteckt und die personellen Ressourcen optimal eingeplant, kann der Marathon beginnen. Der Fokus liegt dabei von Anfang an auf den technischen und rechtlichen Fragestellungen – verständlicherweise. Dennoch darf die kommunikative Begleitung des Projekts nicht vernachlässigt werden.

‍Nichts dem Zufall überlassen: Der eigene Kommunikationsplan beinhaltet idealerweise eine Variation möglicher Kommunikationskanäle bei klarer strategischer Ausrichtung. Denn nicht alle Bemühungen und Absichten im Laufe des Prozesses werden gleich gut aufgenommen, gehört oder gesehen. Probieren Sie sich also aus, vor allem in der Anfangsphase. Sollten die herkömmlichen Mittel und Wege in Zeiten von Corona nicht funktionieren, können Sie digitale Lösungen  kreativ in Szene setzen. Ein gut durchdachter Kommunikationsplan erleichtert das informative Abholen und Einbinden der jeweiligen Stakeholder – frühzeitig und konsistent.

Seien Sie sich bewusst, dass sich Genehmigungsverfahren trotz aller Vorbereitung nie wie erwartet entwickeln. Stellen Sie sich also auch auf unerwartete Situation und Entwicklungen ein.‍

Teilerfolge und Projektentwicklungen aktiv nutzen: Kommunizieren Sie alle relevanten Entwicklungen und Schritte aktiv, auch wenn diese konfliktbehaftet sind. So setzen Sie Ihre eigenen Themen und werden nicht so schnell in die Defensive gedrängt.

Durchatmen und innehalten

‍Durchhalten: Bei aller Freude über die erreichten Teilerfolge und Zwischenetappen - kommunizieren Sie nur, wenn Sie auch etwas zu sagen haben. Genehmigungsverfahren ziehen sich oftmals über Jahre, teilweise sogar über Jahrzehnte. Teilen Sie sich Ihre Ressourcen gut ein und schalten Sie auch mal einen Gang runter. Für den Gesamtprozess braucht es kein Dauerfeuer. Halten Sie vor allem in den ruhigeren Phasen kurz inne und machen Sie sich bewusst, was Sie bereits erreicht haben. Dadurch schöpfen Sie wieder nötige Motivation und das Durchhaltevormögen für die anstehenden Aufgaben.

‍Herzstück Dialog: Ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation ist und bleibt aber der persönliche Kontakt. Sobald der Startschuss für Ihr Projekt gefallen ist, gilt es inhaltlich konsistent zu kommunizieren und den Dialog mit allen Interessierten konsequent aufrechtzuerhalten. Aber Achtung! Werden Sie nicht zu technisch und detailverliebt. Bedenken Sie, dass Ihre Zuhörer nicht wie Sie in alle Einzel- und Teilschritte involviert sind. Nicht alle Projektschritte sind für die jeweilige Teilöffentlichkeit relevant. Drosseln Sie also das Tempo und laden Sie mehr zum Austausch ein. Holen Sie Ihre Zuhörer und alle Interessierten ab und scheuen Sie nicht davor zurück, bereits Gesagtes zu wiederholen.

Das Wesentliche im Blick behalten

Die Begleitung von Genehmigungsverfahren bedeutet für Kommunikatoren, in allen Etappen immer wieder kritisch zu prüfen, welche Stakeholder wann und vor allem wie angesprochen werden sollten. Das bedeutet auch, dass der Kommunikationsplan im Gesamtkontext immer wieder kritisch hinterfragt und auf Aktualität sowie Relevanz geprüft werden muss. Nur wer die Ruhephase aktiv dafür nutzt Kraft zu sammeln und sich auf die nächsten Teiletappen vorbereitet, kommt erfolgreich ins Ziel.