Workshop zum Jahresauftakt? Dann aber richtig!

Weihnachten und Neujahrswechsel liegen hinter uns. Vor den Feiertagen haben wir die letzten Aufgaben erledigt und das Jahr für uns geschlossen. Manche waren zwar so fleißig und haben sich in weiser Voraussicht noch die ersten Spielzüge für Januar zurechtgelegt. Trotzdem: Auf dem neuen Spielbrett für 2019 nicht an die Jahresendstimmung anzuschließen, ist jedes Jahr aufs Neue eine Herausforderung. Aber: Alle 365 Tage heißt es „Gang über Los“ – mit guten Ideen, neuen Zielen und Projekten. Viele Unternehmen versuchen diese mit dem Jahresauftakt - oder auch Kick-Off-Workshop - zu finden. Aber Vorsicht: In einem solchen Workshop ist vieles leicht versprochen, was sich gut anhört und frischen Wind verspricht …  

Damit Ihr nächster Workshop Nährboden für Themen wird, die Sie auch wirklich umsetzen, möchte ich Ihnen ein paar hilfreiche Spielregeln mit auf den Weg geben.   Mitspieler: Ab wann es zu viel des Guten ist Allseits bekannt ist bei zahlreichen Spieleabenden die Endlosdiskussion: Wer hat Recht? Wer macht den nächsten Zug? Ist das regelkonform? Auch im Workshop kann das passieren. Für ein erstes Brainstorming sind die Einflüsse und Gedanken mehrerer Personen hilfreich. Eine konstruktive und ergebnisreiche Diskussion verliert jedoch durch zu viele Köpfe an Gehalt.

Um sich konzentriert einem Thema zu widmen, daraus fundierte Schlüsse zu ziehen und am Ende auch zu wissen, wie man sich den definierten Zielen anschließend nähert, bietet sich eine kleinere Runde an. Die Erkenntnisse, die Sie daraus mitnehmen, können Sie dann immer noch an Ihre Kollegen weitergeben.   Eine Ausnahme gibt es allerdings für den Kick-Off-Workshop. Er kann auch mit dem gesamten Team stattfinden. Wenn es hauptsächlich darum geht, die Laufrichtung und Wünsche fürs neue Jahr zu finden und zu benennen. In diesem Fall wirkt ein Tapetenwechsel Wunder: Warum mit „altem Trott“ starten? Packen Sie doch mal das ganze Team ein und mieten einen Raum außerhalb des Unternehmenskosmos.  

Die Agenda: Orientierungshilfe oder Kreativitäts-Blocker?

Das Mittel gegen Abschweifungen und ein zielloses Hin und Her ist eine zuvor festgelegte Agenda. Jetzt denken Sie sich vermutlich: Das ist doch selbstverständlich. Ja, ist es. Das heißt aber noch lange nicht, dass der Workshop mit ihr immer reibungslos und wie geplant verläuft. Im Austausch von Gedanken und Ideen driftet man natürlicher Weise vom Thema weg oder geht ein paar Schritte zu weit bzw. zurück.   Hier drohen dann zwei große Fehler. Erstens: Sie halten zu sehr an den eigenen Vorgaben fest. Das unterdrückt jeglichen Freiraum für kreative Eingebungen. Es muss zwar nicht die Endlosdiskussion sein, dennoch lohnt es sich, Pläne abzuwägen und Einwände zuzulassen. Wenn Sie dann für einen Tagesordnungspunkt länger brauchen als geplant, dann ist das so. Wenn es Ihnen in diesem Spielzug dafür gelingt, eine vielversprechende Maßnahme zu entwickeln – umso besser.  

Der zweite mögliche Fehler: Die Agenda abhaken, sobald Sie von ihr abweichen. Das kann im Umkehrschluss bedeuten, dass Sie ganz und gar den Faden verlieren. Am Ende nehmen Sie sich dann einiges vor, aber es bleibt halbgar. Eine Weile im Hinterkopf verlieren alle guten Vorsätze dann aber schnell an Bestand. Einen schlüssigen Fahrplan für das frische Jahr halten Sie so sehr wahrscheinlich nicht ein.  

Moderation: Ohne Spielleiter geht es nicht  

Tun Sie sich den Gefallen und legen Sie vor dem Workshop fest, wer durch die Themenpunkte führt. Um die Probleme mit der Agenda zu vermeiden, hilft ein Moderator. Und nicht nur das. Er lenkt das Gespräch, vermeidet lähmende Schleifen und führt zum wesentlichen Thema zurück. Kurz: Er behält für Sie die Spielregeln im Blick. Und während Sie sich austauschen und Ihre Ideen entwickeln, hält er für Sie Ihre erarbeiteten Meilensteine fest. So brauchen Sie sich nicht darauf konzentrieren, alles festzuhalten, sondern haben Ihren Kopf frei, um sich auf die Themen für 2019 einzulassen.   Spielzüge variieren: Wie viel Methode motiviert? Flip-Chart, Metaplanwand, Beamer, Moderationskarten, Gruppen-Brainstorming, Impulsvortrag, …

All diese Methoden werden in Workshops gerne genutzt, um die Themen zu erarbeiten. Dabei geht es um Situationsanalysen, die Bewertung von Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens oder eines bestimmten Sachverhalts. Es geht darum, Zielgruppen abzubilden oder Kernthemen und Werte zu erfassen. Im Rahmen eines Workshops zum Jahresauftakt geht es wohl vor allem darum, nächste Schritte zu planen und das Spielfeld fürs neue Jahr abzustecken.   Die große Frage ist nun: Wie viel Methode ist erträglich? Um die Teilnehmer bei der Stange zu halten, braucht es das richtige Maß an „Beschallung“ und Integration. Das ist gar nicht so leicht, denn die Gemüter sind gerade auf diesem Gebiet verschieden.

Um in bestimmte Themen einzuführen, bietet sich ein kurzer Impulsvortrag an, auf Basis dessen Sie dann tiefer in die Materie einsteigen können.   Die gute alte „Karten-Methode“ passt besonders für das Brainstorming. Stärken und Schwächen lassen sich im gemeinsamen Gespräch leicht am Flip-Chart festhalten. Nun sind das alles bekannte Formate. Sie haben zwar ihre Berechtigung, locken aber nicht jeden aus der Reserve. Für einen Workshop zum Jahresbeginn darf es auch mal etwas anderes sein.   Wie wär es mit einem externen Gastreferenten? Mit einer Bewegtbild-Einlage? Oder einer Teambuilding-Maßnahme, deren Ergebnisse Sie schon zum Ende des Workshops präsentieren können?

Mit neuen Impulsen und unerwarteten Medien und Inhalten gewinnen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer und motivieren Sie.   Am Ende ist es so viel leichter, etwas „Eigenes“ zu erarbeiten, mit dem sich alle identifizieren können. Eine solche Stimmung beflügelt dann übrigens auch die nachfolgende Umsetzung der im Workshop erarbeiteten Strategie. Aber versuchen Sie selbst … Und wenn es hakt, sprechen Sie uns einfach an – wir unterstützen Sie gerne in 2019!