1x1 der internen Kommunikation in Transformationsprozessen

Ein Blick in die Tageszeitung genügt, um festzustellen, dass derzeit viel los ist. Diese zugegebenermaßen saloppe Feststellung trifft den Nagel auf den Kopf. Transformationsprozesse auf gesellschaftlicher, politischer und unternehmerischer Ebene lassen sich beim Durchblättern schnell ausmachen. Insbesondere Unternehmen, die die eigene Transformation mit großen Schritten anpacken, werden auf diesem Weg mit einer Vielzahl von Anforderungen und Erwartungen unterschiedlichster Stakeholder:innen konfrontiert. Gerade die eigenen Mitarbeitenden gilt es, bei diesem oft historischen Schritt in der jüngeren Unternehmensgeschichte frühzeitig zu informieren und einzubinden. Sie bilden die entscheidende Basis für den langfristigen Erfolg.

Mit einer zielgerichteten Kommunikation können sie als maßgebliche Treiber:innen gewonnen werden und langfristig als Träger:innen der Transformation fungieren.

Die Aufgabe ist damit klar umrissen. Kommunikationsprofis stehen vor keiner geringeren Aufgabe in der internen Kommunikation, als das „Warum“, „Wie“ und „Was“ zu erklären und einzuordnen – verständlich, frühzeitig, nachvollziehbar und vor allem authentisch.

Es beginnt nicht mit dem Big Bang  

Bevor eine groß angelegte Transformation angekündigt, ausgerollt und umgesetzt werden kann, braucht es einen ehrlichen Schulterblick auf die bisherigen Kommunikationsmaßnahmen. Eine kritische Auseinandersetzung unter Beachtung der Bedürfnisse und Anforderungen aller Mitarbeitenden bereitet die weiteren Schritte vor:

• Welche bestehenden Kommunikationskanäle sind vorhanden?
• Erfüllen sie die Anforderungen, um die geplante Transformation erfolgreich zu begleiten?
• Können die Kanäle dauerhaft bespielt werden?
• Stehen ausreichend Ressourcen – Personal, Zeit und Budget – zur Verfügung?

Die Liste ließe sich noch erweitern und detaillieren. Klar ist: Mit der Beantwortung solcher Fragen können Kommunikationsverantwortliche den IST-Zustand klarer erfassen, mögliche Lücken frühzeitig erkennen und die Kommunikation zielgerichteter angehen.

Planung ist alles

Wenn der IST-Zustand klar ist, kann die weitere Planung konkretisiert werden. Dabei sind folgende Aspekte, Möglichkeiten und Faktoren einzuordnen und zu berücksichtigen:

• Ziele festlegen: Nur wenn klar ist, was wann und wie mit Hilfe der Kommunikation erreicht werden soll, wie z. B. die Sicherstellung der Regelmäßigkeit oder die Positionierung der Führungskräfte entlang der Transformation, können Ressourcen und Maßnahmen entsprechend geplant und zielgerichtet eingesetzt werden.
• Kommunikationsmix festlegen: Die Kommunikation sollte abwechslungsreich und inhaltsvoll sein. Bewährte und damit gelernte Kanäle können ruhig beibehalten werden. Es geht zuallererst darum, Information, Dialog und Beteiligung sowie Feedback ausreichend Raum zu bieten und dabei mehrere Sinne – Hören, Sehen oder Fühlen – zu berücksichtigen. Das erhöht dauerhaft die Wahrnehmung und stärkt das Verständnis.
• Gesundes Tempo & Marathon-Mentalität: Die Glaubwürdigkeit im Veränderungsprozess leidet schnell, wenn die Kommunikation im Nachgang nicht aufrechterhalten wird. Gerüchte und Spekulationen gewinnen nur unnötig Auftrieb. Es erfordert neben Durchhaltevermögen auch ein Gespür für die Häufigkeit und Menge der zu kommunizierenden Inhalte.

Gemeinsam zum Erfolg

Bei allen Vorüberlegungen und Planungen rund um die Anzahl der Kanäle, die Frequenz oder die Vielfalt der Kommunikation gilt es, die unterschiedlichen Anforderungen der Belegschaft richtig zu adressieren:

• What´s in for me? Allen Mitarbeitenden muss von Anfang an klar sein, was die Transformation für sie persönlich bedeutet. Welche Anforderungen, Veränderungen, aber auch Chancen und Perspektiven sich ergeben und vor allem, wie die Transformation mitgestaltet werden kann. Dies eröffnet neue Möglichkeiten und lädt zur gemeinsamen Weiterentwicklung ein.
• Führungskräfte einbinden und befähigen: Sie stehen oft im Spannungsfeld zwischen „run the company“ und „transform the company“ und fungieren häufig als Bindeglied zwischen verschiedenen Gruppen von Mitarbeitenden. Daher gilt es, sie als wichtigen Erfolgsfaktor frühzeitig mit einer durchdachten Führungskräftekommunikation in die Planung einzubeziehen. Dadurch wird die Kommunikation authentischer und erhält vor allem die so wichtige persönliche Komponente.

Kommunikationsexpert:innen tragen durch eine gut überlegte Kommunikationsstrategie und eine frühzeitige Planung wesentlich zum Erfolg der Transformation bei. Mitarbeitende können dadurch den Prozess besser nachvollziehen und erhalten die Chance, mitzuwirken. Dies setzt neue Potenziale frei und erhöht die Erfolgschancen des Transformationsprozesses.